（四）医院办文程序

3.上送文件：

4.院内办文程序：

三、协调的管理

院办的协调功能主要是各科室之间的协调。

1. 科室之间如果有问题需要协调，首先科室之间互相协商解决，并在1个工作日内提出具体意见。

2. 如果科室之间协商失败，将各科室的书面意见交院办，由院办与双方协商解决问题。

3. 如果经院办协商不能解决，则将科室、院办的意见一并交院务会解决。

4. 院务会的决议，交院办后，下发给要求协调科室。

协调程序流程图：

四、办公室一般程序

办公室一般程序的设立是为了保证办公室其他工作程序顺利实施。是每个医院办公室工作人员都必须遵守的规则。

1. 最基本程序

(1) 最后一个离开办公室的工作人员必须将灯、打印机、电脑、电源关上。

(2) 请假和休假，按人事科有关制度实施。

(3) 上班时间和位置：

院办的工作时间为：

周一至周五  上午8:00时至12:00时  

下午2:30时至5:30时（冬季作息）

下午3:00时至6:00时（夏季作息）

由于院办工作的特殊性，每天下午下班时，必须有一位工作人员留守至所有院领导离开办公室。

院办的位置：位于综合大楼六楼

院办电话：4839795（外线）、 2246258（内线）

院办传真：2246233

2. 院办新员工培训

为了让院办新工作人员了解医院和院办的职能所有院办新工作人员必须参加：

(1) 医院新员工岗前培训——由人事科组织

(2) 院办新员工岗前培训——在开始工作的两个星期之内与院办工作人员交谈，并熟悉各人的工作范围和职责。

3. 领导车辆的安排

领导车辆的安排由院办负责、领导用车前与总务科落实安排车辆的情况。

4. 办公室电话程序

(1) 接电话，在电话响铃3声之内接起电话并讲“您好，市二医院办公室”；

如果是其他同事的电话“请稍候”转给其他同事；

如果同事不在“请留下口信或您的电话号码”；

如果是找院领导“请问是哪位/哪里找他”，“请稍候，我看他在不在。”请示院领导之后再转接电话。

(2) 长途电话

长途电话用IP电话的形式拨打，可节省长话费约1/3，方法是在原号码之前加拨“966966”。非院办工作人员打长途电话必须征得院办主任同意，并进行登记。

5. 院领导接待日的预约

目的：预约的目的是为了使院领导能有效的安排时间，并帮助各位员工和来宾，在预订的时间内能解决所需解决的问题。

程序：

(1) 要求预约的员工或来宾先打电话与预约，讲明是什么事情需要预约，需要多少时间，由院办主任根据院领导的工作时间表安排时间。（每月第二周星期二下午为院长接见日）

(2) 预约员工严格按照预约的时间到院办，并准备好所需的资料和议题。

(3) 院外单位要求见院领导，也需与院办主任预约。

6. 来访接待

根据来访者的不同，安排不同的领导和职能科室接待。

(1) 上级单位来访：由主管院领导、相关科室联合接待。

(2) 兄弟医疗单位参观者，由院办通知医务科或护理部接待。

(3) 兄弟单位领导，根据级别分别由院领导或医务科接待。

(4) 外宾：由院领导，院办和相关职能或业务科室联合接待。

接待程序：

(1) 安排接待地点；

(2) 安排茶水；

(3) 安排工作餐（如果有需要）；

(4) 安排交通（如果有需要）

                                   南宁市第二人民医院

                                  二〇〇七年十月十五日